Проблеми цифровізації державного сектору та шляхи їх вирішення

Державний сектор оцифровується, як правило, повільніше за компанії сфер охорони здоров’я, торгівлі або фінансів. Причина банальна: бюрократія перешкоджає швидкому ухваленню рішень і впровадженню інновацій. Інша актуальна проблема — недостатні інвестиції в підвищення кваліфікації співробітників держслужб для безперешкодного використання нових технологічних рішень. Розробка програмних рішень для державного сектору вимагає індивідуального підходу і консультації з ІТ-фахівцями.

Однак аналогове опрацювання та адміністрування застосунків не орієнтовані на майбутнє і не ефективні. Внутрішні процеси потребують цифровізації насамперед для того, щоб розвантажити співробітників держсектора від монотонних завдань. Завдяки індивідуально розробленим алгоритмам і ШІ ви зможете зробити обробку документів прозорішою і прискорити її.

Якщо говорити про успішні приклади спільної роботи державних органів і користувачів у короткі строки, у цьому разі можна згадати розроблене рішення для оброблення даних, яке оптимізувало роботу Центру допомоги з безробіття під час пандемії у США. У Німеччині уряд виділив фінансування для створення близько 30 лабораторій для навчання держслужбовців азам роботи в електронних платформах.  

Застосунок «Дія», запущений в Україні 2020 року, дав змогу громадянам проводити ідентифікацію за допомогою цифрових документів і ділитися ними з понад 50 державними службами. Таким чином, рішення сприяло зменшенню бюрократії та скороченню паперової роботи 10% державних службовців. І останнє, не менш важливе: запуск застосунку призвів до підвищення обізнаності українців про цифрові технології, що прискорило майбутні цифрові перетворення в інших галузях.

Давайте розглянемо, що допомагає організаціям оптимізувати ІТ-архітектуру для державного сектору, коли безліч рутинних операцій необхідно перевести в цифровий формат і впорядкувати. Ми також обговоримо способи відчутної модернізації робочих процесів держслужбовців.

Як домогтися плавної та ефективної цифрової трансформації?

• Створіть список вимог до майбутнього рішення з урахуванням побажань персоналу і споживача. Якщо користувачі можуть увійти на платформу через «єдину кнопку», вони автоматично сприймають рішення як найбільш просте для навігації. Система стане справжньою знахідкою для користувачів, якщо допоможе організувати кілька операцій в одному просторі. Уряд Дубая, наприклад, прагне об’єднати всі цифрові операції з урядом в одному додатку. Але навіть якщо не йдеться про перехід на єдину платформу, важливо звернути увагу на те, як різні канали співвідносяться один з одним, оптимізувати вебпошук для різних служб і розробити загальні для всіх галузей рекомендацій щодо взаємодії з користувачем.
• Подбайте про додаткові елементи, що полегшують навігацію клієнтів. Як правило, модулі державних послуг мають однакову структуру: автентифікація, завантаження супровідної документації та, за необхідності, сплата комісії за послугу. Потім державні органи повідомляють користувачів про статус заявок. Для деяких операцій може бути корисним відео керівництво. Наприклад, для дозволу на будівництво варто додати карти, щоб надати користувачам інформацію з географічною прив’язкою.
• Впровадьте модульні ІТ-компоненти. У Данії уряд інтегрував безпечну поштову скриньку з цифровим посвідченням особи та онлайн-сервісами. Завдяки low-code рішенню державні службовці Дубая можуть вільно кастомізувати інтерфейс залежно від потреб користувачів. Тож проєкти, що вимагають значних вкладень і величезної кількості часу, тепер можуть бути випущені за кілька тижнів. Інвестиції в розробку рішення з низьким кодом і модульною конструкцією, отже, швидко окупляться.
• Стандартизувати внутрішню інтеграцію. Один з основних кроків, що заслуговують на увагу — визначення механізмів маршрутизації даних між платформами опрацювання справ та онлайн-сервісами. Установи, які прагнуть встановити автоматичну перевірку допоміжної інформації, мають узгодити певний режим управління даними в державному секторі. Один із найпоказовіших прикладів у цьому плані — естонська інтеграційна платформа X-Road, яка дає змогу ІТ-системам приватного та державного секторів з’єднуватися та обмінюватися даними.

Як підготуватися до digital-переходу?

Важливо обговорити концепцію пропозиції та розробити технічне завдання. Особливо важливо активно залучати всі зацікавлені сторони до процесу розробки. У Данії Агентство з цифровізації просувало ініціативу «Більше ніяких друкованих форм або листів», державні службовці підтримали її, що допомогло муніципалітетам і регіонам виробити спільну стратегію розробки. Розробка ПЗ для підприємств державного сектору вимагає мультизадачності та комплексного підходу.

Слід розподілити обов’язки. Якщо у вас багато локальних точок доступу для однієї транзакції, оцифрування сотень (а то й тисяч) операцій здається неможливим. Уряд Німеччини прийшов до рішення розділити різноманіття послуг на 14 тематичних блоків, за кожен з яких відповідає одна федеральна земля і національне міністерство. І кожен із підрозділів може оперативно обмінюватися даними через платформу програмне забезпечення як послуга (SaaS). 

Необхідно навчити держслужбовців основ використання платформ. Створення широко відтворюваних рішень і впровадження інструментів розробки з мінімальним кодом знижують загальний попит на ІТ-інфрастуктуру. Проте найкращий спосіб для державних службовців дізнатися про гнучкий дизайн послуг — це отримати практичний досвід. Створюючи невеликі лабораторії (до 30-50 співробітників), ви можете швидко допомогти їм розвинути необхідні навички.

Аналіз задоволеності клієнтів проводити систематично кілька разів на рік. Збір та аналіз зворотного зв’язку винятково корисний для поліпшення користувацького досвіду. У Дубаї створили спеціальну платформу, яка оцінює відгуки користувачів про роботу рішень державних відомств. Ті підрозділи, які отримали незадовільні показники, повинні модернізувати свої системи.

Відстежуйте процес використання програмних рішень. Основне завдання — знайти ефективні та інтерактивні формати звітності про виконану роботу і заохочення роботи державних службовців. У Німеччині уряд організував демонстраційну цифрову лабораторію, щоб журналісти, державні службовці та мешканці могли протестувати рішення, які перебувають у розробці. Вони також запросили політичну еліту взяти участь у тестуванні цифрових прототипів.

Оптимізуйте роботу державних установ з PNN Soft

Цифровізація насамперед допоможе вашим співробітникам вивільнити вільний час для вирішення пріоритетних і складніших завдань. Завдяки нашому досвіду створення рішень для державного сектору ми навчилися аналізувати ключові процеси та шукати до них інноваційний підхід.

Ось що PNN Soft пропонує для підтримки вашої організації та оптимізації робочого процесу:

• ми проводимо Agile-аналіз для створення максимально чуйних користувацьких інтерфейсів;
• ми впроваджуємо корпоративні портали та єдині корпоративні додатки;
• ми використовуємо машинне навчання для аналізу даних і обробки природної мови;
• ми надаємо консультації з перенесення даних у хмарні рішення.

Якщо Ви потребуєте будь-якої з перерахованих вище послуг або плануєте розробити індивідуальне рішення для державного сектора, зв’яжіться з нашою командою нижче.