Компанія PNN пропонує послуги зі створення, ведення та організації електронного архіву документів
Електронний архів — це система структурованого зберігання електронних документів. Основне завдання електронного архіву організації — оперативне забезпечення доступу всім відділам до необхідних документів.
Система архівування електронних документів повинна забезпечувати:
- Механізм введення і створення електронних документів (сканер, пошта, безпосереднє введення і збереження)
- Перегляд документів
- Друк документів
- Швидкий пошук документів за різними параметрами, як за ієрархічним каталогом документації, так і за атрибутами документу (індексація документів)
- Розмежування прав доступу до електронних документів
- Неможливість видалення документів
- Надійність зберігання, резервне копіювання електронних документів
- Відстеження історій змін документів (можливість перегляду версій документів)
- Можливість інтегрування з уже наявними системами
Система електронного архіву — це комплексне розв’язання перелічених вище проблем. Організація і створення правильної системи електронного архіву — непросте завдання. Система складається з необов’язкових, але бажаних складових елементів. Серцем системи є програмний продукт, скелетом – апаратна частина, а технологія – мозок.
Основні підсистеми системи електронного архіву:
- Підсистема введення сканованих документів, що включає засоби переведення документів в електронний вигляд, засоби обробки зображень, засоби введення в систему електронного архіву;
- Підсистема введення документів, що створюються відразу в електронному вигляді;
- Підсистема оперативного і довгострокового зберігання;
- Підсистема додатків керування апаратними засобами;
- Підсистема обробки сканованих зображень.
Що дає електронний архів підприємства?
- Оперативність виконання складних тематичних запитів;
- Розширені можливості пошуку за змістом документів;
- Забезпечення збереження, виведення з обігу оригіналів паперових документів;
- Можливість швидкого доступу до документів з територіально віддалених підрозділів і філій, а також для співробітників у відрядженні;
- Зниження вартості зберігання, економія площі, зниження трудовитрат на виконання запитів і видачу документів;
- Швидке збільшення частки документів, які спочатку створюються в електронній формі і надходять на комп’ютери організації каналами зв’язку;
- Можливість колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві).
Наші фахівці вважають електронний архів документів найефективнішим рішенням із систематизації та забезпечення оперативного пошуку документів. У багатьох компаніях кількість документів обчислюється десятками і сотнями тисяч, а на великих сучасних підприємствах — кількома мільйонами. Організація архіву електронних документів — це оптимальне рішення цієї проблеми.
