Разработка электронных архивов документов для оптимизации документооборота и интеграция с CRM и ERP системами

 

   

Компания PNN предлагает услуги по созданию, ведению и организации электронного архива документов.

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов. Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам.

Система архивирования электронных документов должна обеспечивать:

  • Механизм ввода и создания электронных документов (сканер, почта, непосредственный ввод и сохранение)
  • Просмотр документов
  • Печать документов
  • Быстрый поиск документов по различным параметрам, как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа (индексация документов)
  • Разграничение прав доступа к электронным документам
  • Невозможность удаления документов
  • Надежность хранения, резервное копирование электронных документов
  • Отслеживание историй изменений документов(возможность просмотра версий документов)
  • Возможность интегрирования с уже существующими системами

Система электронного архива - это комплексное решение выше перечисленных проблем. Организация и создание правильной системы электронного архива - непростая задача. Система состоит из необязательных, но желательных составляющих элементов. Сердцем системы является программный продукт, скелетом - аппаратная часть, а технология – мозгом.

Основные подсистемы системы электронного архива:

  • Подсистема ввода сканированных документов, включающая средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива;
  • Подсистема ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде;
  • Подсистема оперативного и долгосрочного хранения;
  • Подсистема приложений управления аппаратными средствами;
  • Подсистема обработки сканированных изображений.

Что дает электронный архив предприятия?

  • Оперативность выполнения сложных тематических запросов;
  • Расширенные возможности поиска по содержанию документов;
  • Обеспечение сохранности, вывод из обращения подлинников бумажных документов;
  • Возможность быстрого доступа к документам из территориально удаленных подразделений и филиалов, а также для сотрудников в командировке;
  • Снижение стоимости хранения, экономия площади, снижение трудозатрат на выполнение запросов и выдачу документов;
  • Быстрое увеличение доли документов, изначально создаваемых в электронной форме и поступающих на компьютеры организации по каналам связи.
  • Возможность коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве).

Наши специалисты считают электронный архив документов наиболее эффективным решением по систематизации и обеспечению оперативного поиска документов. Во многих компаниях количество документов исчисляется десятками и сотнями тысяч, а на крупных современных предприятиях — несколькими миллионами. Организация архива электронных документов это оптимальное решение данной проблемы.