Компания PNN предлагает услуги по созданию, ведению и организации электронного архива документов
Электронный архив — это система структурированного хранения электронных документов. Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам.
Система архивирования электронных документов должна обеспечивать:
- Механизм ввода и создания электронных документов (сканер, почта, непосредственный ввод и сохранение)
- Просмотр документов
- Печать документов
- Быстрый поиск документов по различным параметрам, как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа (индексация документов)
- Разграничение прав доступа к электронным документам
- Невозможность удаления документов
- Надежность хранения, резервное копирование электронных документов
- Отслеживание историй изменений документов(возможность просмотра версий документов)
- Возможность интегрирования с уже существующими системами
Система электронного архива — это комплексное решение выше перечисленных проблем. Организация и создание правильной системы электронного архива — непростая задача. Система состоит из необязательных, но желательных составляющих элементов. Сердцем системы является программный продукт, скелетом — аппаратная часть, а технология – мозгом.
Основные подсистемы системы электронного архива:
- Подсистема ввода сканированных документов, включающая средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива;
- Подсистема ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде;
- Подсистема оперативного и долгосрочного хранения;
- Подсистема приложений управления аппаратными средствами;
- Подсистема обработки сканированных изображений.
Что дает электронный архив предприятия?
- Оперативность выполнения сложных тематических запросов;
- Расширенные возможности поиска по содержанию документов;
- Обеспечение сохранности, вывод из обращения подлинников бумажных документов;
- Возможность быстрого доступа к документам из территориально удаленных подразделений и филиалов, а также для сотрудников в командировке;
- Снижение стоимости хранения, экономия площади, снижение трудозатрат на выполнение запросов и выдачу документов;
- Быстрое увеличение доли документов, изначально создаваемых в электронной форме и поступающих на компьютеры организации по каналам связи.
- Возможность коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве).
Наши специалисты считают электронный архив документов наиболее эффективным решением по систематизации и обеспечению оперативного поиска документов. Во многих компаниях количество документов исчисляется десятками и сотнями тысяч, а на крупных современных предприятиях — несколькими миллионами. Организация архива электронных документов это оптимальное решение данной проблемы.
