Переваги систем управління корпоративною інформацією: чому варто задуматись про розробку програмного забезпечення ECM?

Згідно з дослідженнями IDC, офісні працівники витрачають до 30% робочого дня на пошук необхідної інформації. Отже, загальна продуктивність компаній знижується на 21%. Якщо величезна кількість неорганізованих даних гальмує Ваш виробничий процес, ви не самотні. Але ми знаємо, яке корпоративне рішення допоможе автоматизувати роботу з документами та важливими файлами.  

Системи управління корпоративним контентом — ключ до оптимізації робочих процесів. Рішення зберігають, структурують і обробляють різнорідну корпоративну інформацію, а також розмежовують доступ до конфіденційних даних. Сучасні ЕСМ-платформи націлені на розв’язання одразу кількох завдань:

• управління документами, архівами та мультимедіа-контентом;
• структурування інформації;
• поліпшення обслуговування клієнтів;
• зниження організаційних ризиків.

Можливості рішень варіюються залежно від потреб підприємств, проте основні функції систем незмінні:

• безпечне зберігання даних;
• швидкий доступ до контенту;
• можливість редагувати документи;
• автоматичне збереження даних;
• управління workflow — потоками робіт і docflow — потоками документів;
• інтеграція ECM з іншими корпоративними порталами;
• звітність про роботу з інформацією.  

При цьому інтерфейс ECM має бути простим і зручним, тому клієнт-серверні рішення на базі вебтехнологій найактуальніші в даному випадку.  

Переваги розробки програмного забезпечення ECM

Незалежно від того, створюють компанії індивідуальне програмне рішення чи модернізують наявне, головною метою є — автоматизація документообігу. Крім того, у процесі розробки компанії отримують й інші переваги ECM. Поговоримо про них докладніше.

1. Ефективне цифрове перетворення

ECM-системи перетворюють традиційні документи на цифрові дані, якими Ви можете керувати та ділитися з усіма співробітниками.

2. Швидкий пошук/витяг даних

Використовуйте зручні інструменти для пошуку контенту за різними фразами, ключовими словами або особистими даними. Збір даних, що відповідають вашим критеріям, не займе багато часу.

3. Розширена командна співпраця

Постійна взаємодія зі співробітниками як в офісі, так і поза його межами — основа злагодженої командної роботи. Програмні рішення для автоматизації підприємства незамінні для колаборації: отримуйте повідомлення електронною поштою та оперативно виконуйте маршрутизацію файлів.

4. Високий рівень безпеки

ЕСМ-системи дають змогу відстежувати, які користувачі відкривали або редагували файли. Таким чином, клієнти контролюють доступ до інформації та захищають комерційно важливі дані.

5. Дотримання нормативних вимог

Встановлені методи зберігання документації допомагають підприємствам виконувати нормативні вимоги.  

6. Збереження даних

Якщо ви зберігаєте контент у цифровому вигляді, дані захищені від пошкоджень. Команда досвідчених розробників, зі свого боку, докладе всіх зусиль для запобігання кібератакам. PNN Soft використовує технологічний комплекс Node.js і HTML5, щоб мінімізувати ризики злому. Компанія пропонує розробку системи із закритим кодом: у цьому разі ІТ-фахівці самі контролюють вихід доповнень до неї.

Впровадження рішень ECM: шість кроків

Ми сподіваємося, що цей чеклист буде корисним під час процесу впровадження ЕСМ-платформи. Будьте готові до деяких змін у вашому звичайному робочому процесі: це важливий крок для цифрової трансформації.

1. Розставте пріоритети в основних областях. Краще не думати про проблеми, які ви зможете вирішити пізніше. Постарайтеся відкласти питання, які не мають негайного значення. Замість цього зосередьтеся насамперед на нагальних проблемах.
2. Діліться очікуваними результатами цифровізації з кожним відділом компанії, багато слухайте. Якщо ви хочете, щоб нова платформа працювала ефективно, враховуйте думки та побажання всіх співробітників.
3. Обговоріть деталі проєкту з ІТ-компанією. Важко організувати ефективну розробку програмного забезпечення для управління контентом, не визначившись із певною інфраструктурою та набором функцій. Зв’яжіться з партнерами, щоб дізнатися більше про плюси та мінуси моделей розробки: хмарних, веб або десктопних рішень.
4. Встановіть правила використання інформації — хто, коли та де матиме доступ до даних. Варто також розглянути рекомендовані життєві цикли даних і способи їх видалення.
5. Перед запуском проведіть тести. Виберіть групу користувачів, яка зможе протестувати систему в реальному середовищі. А після модернізуйте платформу або усуньте несправності, якщо це необхідно.
6. Дайте системі час. Регулярні зустрічі та тренінги дадуть змогу співробітникам звикнути до рішення, глибше вивчити функціональність та, як наслідок, швидше оптимізувати повсякденні завдання. Але пам’ятайте: впровадження будь-якого рішення на всіх рівнях компанії потребує часу.

Як ми вже згадували, програмне забезпечення ECM не обмежується тільки управлінням контентом: воно містить безліч інструментів управління та організації. Наприклад, платформа дає змогу компаніям отримувати та класифікувати метадані, що нині має вирішальне значення. Неймовірний бум популярності мобільних додатків та інструментів для спільної роботи збільшує гнучкість кінцевих користувачів. Новітні системи управління контентом вражають своєю функціональністю.

Ми знаємо, як інтегрувати програмні рішення в цифрову екосистему

PNN Soft створює програмні продукти вже понад 20 років, ми постійно вдосконалюємо майстерність, щоб втілювати ідеї в надійні рішення для бізнесу. Ми реалізували безліч проєктів на базі систем управління корпоративним контентом. Особлива увага приділяється безпеці платформ.

Ми завжди прагнемо досягти розуміння цілей та індивідуальних потреб компаній. Ось чому наші клієнти віддають перевагу довгостроковій співпраці.

PNN Soft використовує методології Agile, Scrum і RAD для ефективної взаємодії з клієнтами, задоволення потреб замовників і досягнення більшої гнучкості розробки. До наших Agile-команд входять розробники програмного забезпечення, дизайнери графічного інтерфейсу, тестувальники, менеджери та технічні письменники.

Якщо Ви плануєте створити ECM-систему, зв’яжіться з нами, заповнивши форму нижче.