Преимущества систем управления корпоративной информацией: почему стоит задуматься о разработке программного обеспечения ECM?

Согласно исследованиям IDC, офисные работники тратят до 30% рабочего дня на поиск необходимой информации. Следовательно, общая производительность компаний снижается на 21%. Если огромное количество неорганизованных данных тормозит ваш производственный процесс, вы не одиноки. Но мы знаем, какое корпоративное решение поможет автоматизировать работу с документами и важными файлами. 

Системы управления корпоративным контентом — ключ к оптимизации рабочих процессов. Решения хранят, структурируют и обрабатывают разнородную корпоративную информацию, а также разграничивают доступ к конфиденциальным данным. Современные ЕСМ-платформы нацелены на решение сразу нескольких задач:

• управление документами, архивами и мультимедиа-контентом;
• структурирование информации;
• улучшение обслуживания клиентов;
• снижение организационных рисков.

Возможности решений варьируются в зависимости от потребностей предприятий, однако основные функций систем неизменны:

• безопасное хранение данных;
• быстрый доступ к контенту;
• возможность редактировать документы;
• автоматическое сохранение данных;
• управление workflow — потоками работ и docflow — потоками документов;
• интеграция ECM с другими корпоративными порталами;
• отчетность о работе с информацией. 

При этом интерфейс ECM должен быть простым и удобным, поэтому клиент-серверные решения на базе веб-технологий наиболее актуальны в данном случае. 

Преимущества разработки программного обеспечения ECM

Независимо от того, создают ли компании индивидуальное программное решение или модернизируют существующее, главная цель — автоматизация документооборота. Кроме того, в процессе разработки компании получают и другие преимущества ECM. Поговорим о них подробнее.

1. Эффективное цифровое преобразование

ECM-системы преобразуют традиционные документы в цифровые данные, которыми вы можете управлять и делиться со всеми сотрудниками.

2. Быстрый поиск/извлечение данных

Используйте удобные инструменты для поиска контента по различным фразам, ключевым словам или личным данным. Сбор данных, соответствующих вашим критериям, не займет много времени.

3. Расширенное командное сотрудничество

Постоянное взаимодействие с сотрудниками как в офисе, так и за его пределами — основа сплоченной командной работы. Программные решения для автоматизации предприятия незаменимы для коллаборации: получайте уведомления по электронной почте и оперативно выполняйте маршрутизацию файлов.

4. Высокий уровень безопасности

ЕСМ-системы позволяют отслеживать, какие пользователи открывали или редактировали файлы. Таким образом клиенты контролируют доступ к информации и защищают коммерчески важные данные.

5. Соблюдение нормативных требований

Установленные методы хранения документации помогают предприятиям выполнять нормативные требования. 

6. Сохранность данных

Если вы храните контент в цифровом виде, данные защищены от повреждений. Команда опытных разработчиков, в свою очередь, приложит все усилия для предотвращения кибератак. PNN Soft использует технологический комплекс Node.js и HTML5, чтобы минимизировать риски взлома. Компания предлагает разработку системы с закрытым кодом: в этом случае ИТ-специалисты сами контролируют выход дополнений к ней.

Внедрение решений ECM: шесть шагов

Мы надеемся, что этот чеклист будет полезен во процесса внедрения ЕСМ-платформы. Будьте готовы к некоторым изменениям в вашем обычном рабочем процессе: это важный шаг для цифровой трансформации.

1. Расставьте приоритеты в основных областях. Лучше не думать о проблемах, которые вы сможете решить позже. Постарайтесь отложить вопросы, которые не имеют немедленного значения. Вместо этого сосредоточьтесь в первую очередь на насущных проблемах.
2. Делитесь ожидаемыми результатами цифровизации с каждым отделом компании, много слушайте. Если вы хотите, чтобы новая платформа работала эффективно, учитывайте мнения и пожелания всех сотрудников.
3. Обсудите детали проекта с ИТ-компанией. Трудно организовать эффективную разработку программного обеспечения для управления контентом, не определившись с определенной инфраструктурой и набором функций. Свяжитесь с партнерами, чтобы узнать больше о плюсах и минусах моделей разработки: облачных, веб— или настольных решений.
4. Установите правила использования информации — кто, когда и где будет иметь доступ к данным. Стоит также рассмотреть рекомендуемые жизненные циклы данных и способы их удаления.
5. Перед запуском проведите тесты. Выберите группу пользователей, которая сможет протестировать систему в реальной среде. А после модернизируйте платформу или устраните неполадки, если это необходимо.
6. Дайте системе время. Регулярные встречи и тренинги позволят сотрудникам привыкнуть к решению, глубже изучить функциональность и, как следствие, быстрее оптимизировать рутинные задачи. Но помните: внедрение любого решения на всех уровнях компании требует времени.

Как мы уже упоминали, программное обеспечение ECM не ограничивается только управлением контентом: оно включает в себя множество инструментов управления и организации. Например, платформа позволяет компаниям получать и классифицировать метаданные, что в настоящее время имеет решающее значение. Невероятный бум популярности мобильных приложений и инструментов для совместной работы увеличивает гибкость конечных пользователей. Новейшие системы управления контентом поражают своей функциональностью.

Мы знаем, как интегрировать программные решения в цифровую экосистему

PNN Soft создает программные продукты уже 20 лет, и мы постоянно оттачиваем навыки, чтобы воплощать идеи в надежные решения для бизнеса. Мы реализовали множество проектов на базе систем управления корпоративным контентом. Особое внимание уделяется безопасности платформ.

Мы всегда стремимся достичь понимания целей и индивидуальных потребностей компаний. Вот почему наши клиенты предпочитают долгосрочное сотрудничество.

PNN Soft использует методологии Agile, Scrum и RAD для эффективного взаимодействия с клиентами, удовлетворения потребностей заказчиков и достижения большей гибкости разработки. В наши Agile-команды входят разработчики программного обеспечения, дизайнеры графического интерфейса, тестировщики, менеджеры и технические писатели.

Если вы планируете создать ECM-систему, свяжитесь с нами, заполнив форму ниже.