Як використовувати Jira: можливості системи та інтеграція з іншими ресурсами
Система Jira спочатку спрямовувалась на моніторинг загальних завдань та виявлення помилок, що виникають під час роботи. Однак зараз Jira виконує функції платформи для адміністрування великої кількості завдань, від створення програмного забезпечення до контролю вимог і тестування. Найвідоміші бренди, такі як eBay, Likedin, Spotify використовують Jira для відстежування та модернізації робочих процесів. Навіщо потрібна jira? В рамках системи ви можете створити історію завдання, призначити відповідні компоненти завдань для ваших колег, запланувати спринти та розставити пріоритети.
Одне з найпоширеніших питань – у чому ж відмінність Jira від Agile? Насамперед, Agile – це назва методології, яка має на меті динамічну та гнучку співпрацю експертів у форматі коротких сесій (ітеракцій). Під час сесій команда оперативно вносить зміни до проєкту відповідно до виправлень. Jira Agile – це програмне забезпечення, яке дозволяє реалізувати методологію Agile.
У цій статті ми докладніше поговоримо про те, як влаштована система, її переваги та недоліки та основні функції. Але спершу давайте обговоримо, для яких завдань особливо стане в нагоді Jira.
Для управління та контролю
Якщо ваш проєкт передбачає вирішення комплексних завдань та співробітництво різних фахівців, Jira допоможе вам почати зі стандартного набору інструментів адміністрування або оформити кастомізований шаблон, що ідеально відповідає завданням компанії.
Для адміністрування роботи працівників
Крім створення дорожніх карт, система управління проєктами jira дозволяє переглядати дорожні карти різних команд та відстежувати прогрес ваших співробітників. Ви також можете легко коригувати терміни виконання завдань, а також встановлювати повідомлення або нагадування для команди.
Для виправлення помилок
Для успішної роботи команди розробників обов’язково потрібно швидко визначати баги та завдання у беклозі. Ця процедура дозволяє співробітникам правильно визначити пріоритети. Після виявлення недоліків система адміністрування допоможе сформувати основні завдання з урахуванням оновлень.
Для розробки рішень
Система дозволяє створювати проєктну документацію. Якщо вам потрібно розробити діджітал-рішення у команді, рішення дозволить скласти дорожню карту, розрахувати бюджет для всіх етапів роботи, а також ретельно продумати розробку функціоналу. Актуальний функціонал можна сегментувати у системі, що дозволяє впроваджувати його поетапно. Jira також має функції інтеграції з GitHub та BitBucket – це особливо корисно для контролю розгортань, тестувань чи запуску проєктів. Система також надає можливості розширення потужності за допомогою гнучких Java API та REST, а також приблизно 8 сотень доповнень та плагінів у Atlassian Marketplace.
Мінуси Jira
Навіть найпростіший проєкт може вимагати безлічі конфігурацій, що не завжди зручно для тих, хто шукає програмне забезпечення, яке працюватиме відразу.
Система надсилає повідомлення на пошту, але чатів не містить. Тож швидко надсилати повідомлення із самої системи без додаткових програм не вийде.
Якщо ви захочете створити повний набір рішень у Jira, це може виявитися дорогим та тривалим у часі завданням.
Для повного керування проєктом (наприклад, оцінки ризиків або управління ресурсами, витратами) вам також знадобляться додаткові інструменти.
Плюси Jira
Система інтегрується з Kanvan та Scrum. Масштабні ідеї, закладені в Scrum, можуть легко дробитися за допомогою Jira і надаватися команді у форматі спринтів. Гнучкі дошки дозволяють структурувати проєкт, а інструменти Kanban – візуалізувати його.
Всі завдання доступні для перегляду, що дає змогу ухвалювати стратегічно важливі рішення для проєкту. Це пов’язано із загальними цілями команди: рухаємося від індивідуального – і до командного та масштабного рівня відповідно до наявних ресурсів.
Готові панелі інструментів Jira, що дозволяють дізнатися про актуальні дані про прогрес, важливі і для клієнтів. З їх допомогою команда взаємодіє із замовником, щоб досягти більшої узгодженості бачення проєкту.
Система Jira дозволяє організувати завдання десятками способів. Тут ми поговоримо тільки про основні та найбільш уживані шаблони.
Незважаючи на те, що розробники оцінюють процес створення сайту модульно, клієнти найчастіше уявляють собі розробку посторінково. Структура каскаду збігається із посторінковим баченням, дозволяючи оцінити прогрес без специфічних технічних знань. Саме тому така модель використовується досить часто. Важливо також те, що розробники продовжують користуватися модульним методом, але при цьому представляють замовником проєкт у посторінковому форматі.
Для оцінки кандидатів також зручно використовувати алгоритм, який працює за формою каскаду та заснований на послідовності дій. Він дозволяє детально проаналізувати найкращих кандидатів та отримати повну інформацію про їх досягнення.
Даний метод нагадує принцип простої канбан-дошки і охоплює три елементи: “Необхідно зробити”, “У процесі роботи” і “Зроблено”. Цю систему зручно використовувати для відстеження завдань, які передбачають складний аналіз, тестування чи планування. За допомогою триступеневої моделі ви зможете призначити виконавців для певних завдань і встановити дедлайни, але підхід не має додаткової гнучкості. Для пояснення недоліків потрібно буде використовувати додаткові інструменти.
Цей підхід є особливо зручним для завдань із великою кількістю підрозділів. Він передбачає використання кількох інструментів. Наприклад, поєднання функцій журналу завдань, систем відстежування помилок і оцінки користувача. Великий старт-ап зручний для великих завдань, але водночас потребує більшого контролю процесів.
Важливо також сказати, що не обов’язково використовувати в роботі лише один підхід: якщо керівник розуміє, як можна ефективно оптимізувати процес за допомогою додаткових інструментів, він легко може імплементувати їх у вже сформовану систему.
Багато керівників обирають статус для розділів роботи: одному розділу “To do” може відповідати декілька статусів або категорій: “Відкритий”, “У процесі” або “Повторна робота”. Іноді така система має незаперечні плюси, оскільки допомагає відстежувати завдання докладно. Однак у великих проєктах кілька позначок можуть сповільнювати роботу команди. Крім того, керівникові буде потрібно більше часу, щоб проаналізувати прогрес. Іноді ефективнішим рішенням буде оперативно перевіряти прогрес кожного завдання без кількох статусів і вже за необхідності створювати підзавдання і додавати відповідальних для їх виконання.
Основні завдання, зазвичай, виконуються кількома учасниками команди. Але делегування компонентів завдань – важлива частина співробітництва у великих проєктах. Крім того, це спростить контроль за виконанням завдань, оскільки кожні члени команди візьмуть на себе сегменти завдань, які вимагають менше часу.
Водночас, якщо успішний проєкт потребує 30 осіб, необов’язково додавати до команди всіх 70 співробітників. Оцінка роботи кожного співробітника може здійснюватися за допомогою розподілу великих завдань на підзавдання.
Варто звернути увагу на інші способи підвищення продуктивності вашої команди. Ось приклади деяких із них:
Пошукова система
Щоб скоротити час пошуку певних файлів у вашій системі, зменшіть кількість кліків, необхідних для переходу до завдань. Наприклад, ви можете додати пошукову систему користувача, вибравши в Chrome опцію «Управління пошуковими системами» через меню налаштувань. У перші два рядки ви вказуєте пошуковий запит, а в останній – вебадресу (тут можна розмістити посилання на важливе завдання або підзавдання).
Посилання для навігації
Всередині проєкту в Jira є опція “Додати посилання”, де ви можете вказати URL-адресу, яка має бути в легкому доступі для учасників проєкту. Крім того, ви можете розмістити електронну адресу для додаткового зв’язку з контактною особою.
Доступ до бази даних
Ведення проєктів у Jira часто обмежується увагою компаній лише до результату виконання завдань. Але система також містить базу даних, у якій зафіксовано всі дії учасників проєкту. Jira пропонує керівникам отримання доступу до баз даних у режимі читання. Чому це корисно? Це допомагає проводити ретельний аудит проєкту та краще розуміти структуру даних.
Відстежування новин спільноти користувачів Jira
Багато трюків, які використовуються для роботи з Jira, активно обговорюються серед спільноти користувачів. Користь таких трюків тестується учасниками ком’юніті, що дозволяє отримати інформацію про можливості системи, які ще невідомі широкому колу користувачів.
Скріншоти Usersnap
Один із шляхів оптимізації безлічі простих дій, які виконуються у великих проєктах – використання Usersnap. Програма спрощує комунікацію про помилки та недоробки, оскільки співробітники використовують зручні віджети і надсилають скріншоти, що відображають проблеми та недоліки. Команда також може додавати важливі дані про сеанси, наприклад, технології, версію браузера або операційної системи.
Чати
Часто система Jira інтегрується з чатом Slack, що полегшує загальну комунікацію в команді, отримання повідомлення про конкретні операції та статуси завдань. Якщо
ви хочете поєднати систему з іншим чатом, це також не буде проблемою. Наприклад, HipChat також активно інтегрується із Jira.
Github
Розробка ІТ-рішень практично завжди пов’язана з платформою Github. Інтеграція двох систем дозволяє відслідковувати комміти та створені гілки, що важливо для вибору найкращих практик написання коду для проєктів.
Якщо ви потребуєте додаткової консультації щодо інструментів Jira або допомоги з реалізації ідей для вашого проєкту, зверніться до команди PNN Soft.
